如何写好一封工作邮件

邮件不是最好的沟通方式，却是工作中不可缺少的方式。在工作中经常看见各种各样的邮件，有些邮件一目了然，有些邮件看着痛苦万分，写好了可以清楚表达问题，给人留给一个深刻的印象，写不好让人无比的烦躁…所以如何写好一封工作邮件呢？

电子邮件通信不是我的最爱，但由于无法避免，因此我尝试以一种使我和收件人都更容易的方式撰写邮件：

邮件要清楚表达下面四个意图：

• 沟通的对象
• 什么问题
• 怎么做
• 避免误会，省时间

用粗体/下划线字体强调文本

强调消息的适当部分，尤其是较长的消息时，您可以帮助读者快速了解电子邮件的含义，并在将来的某个时刻重新阅读邮件后轻松找到重要的内容。

使用特定日期代替yesterday，tomorrow等等

您发送电子邮件的那一刻不是收件人将阅读它的那一刻。避免使用只有时间副词/名词像yesterday，today，tomorrow，two hours ago等，但也包括具体的日期/时间，否则他们可能会被误解或收件人要求，检查电子邮件的发送日期/时间来计算的实际时间。

使用链接作为参考

当您引用最终需要收件人在其他平台中进行搜索的内容时，请使用可书签链接。

这有两个好处：

• 省时间
• 消除模棱两可的引用

避免大段的文字

长消息通常不是很有效，并且部分消息很容易被忽略。

当我不得不撰写这样的消息时，我尝试将文本分类为上下文部分，然后使用标题和段落来构造它们，以使读者可以一目了然地导航到它们。

例子

之前

亲爱的团队，
 上周，我们在生产环境中遇到了日志问题。我说的是Redmine问题＃453。我们注意到，日志等等消息的大量增加导致延迟响应，因为等等等等。在某个时候服务器的磁盘用完了，一切都崩溃了等等。管理员备份了日志并将其从服务器中删除，等等。我们开始调查立即发生的事情，并且在两天后，我们也设法在登台环境中重现该错误。问题是外部库的使用有一个错误等等。我们删除了该库，并且该错误在登台环境中不再可复制。我们昨天发布了此修复程序，一切似乎都恢复了正常。
 感谢您的时间。

之后

亲爱的团队，
上周，我们在生产环境中遇到了日志问题。我们注意到日志消息blabla的数量急剧增加。
后果 这种增加导致响应延迟，因为等等等等。在某个时候服务器的磁盘用完了，一切都崩溃了等等。
问题原因 我们开始调查立即发生的事情，并且在两天后，我们也设法在登台环境中重现该错误。 问题是外部库的使用有一个错误等等。越野车库等等等等。
所采取的行动
1.管理员备份了日志并将其从服务器中删除，等等。
2.我们删除了该库，并且该错误在登台环境中不再可复制。
3.我们于 2019年6月26日发布了此修复程序。
4.我们还添加了一些脚本，这些脚本将在这种情况开始出现时及时通知我们。
当前状态
服务器已启动并正在运行，一切似乎恢复正常。
更多信息
相关的Redmine问题＃453
外部库-官方错误报告

感谢您的时间 !

具体说明您向谁提出的要求

我会尽量具体一些，并在可能的情况下提供详细信息，并在有多个收件人的情况下使用显式引用每个收件人@。

最后向大家表示感谢

别人付出时间来看你的邮件或者帮你处理问题，都值得你表示感谢。